Joindre une session

Vous aurez à présenter votre écran pendant la session ? Ce mode offre toutes les fonctionnalités de l’application.

Ce mode permet uniquement la visualisation de l’écran du présentateur.

Essayez-le gratuitement!

GUIDE DE L’UTILISATEUR

Mybys est un service qui vous permet de collaborer spontanément, à distance, avec tous vos collaborateurs, que ceux-ci travaillent au sein de la même organisation que vous ou non.

Version 7.0

1. INSTALLATION ET FONCTIONNEMENT

EN BREF

La nouvelle version de mybys est une application logicielle dont le cœur est un Réseau Social d’Entreprise (RSE) aux fonctionnalités inédites qui agit comme une passerelle de collaboration, intra et inter-organisationnelle.

Mybys permet, d’un seul clic :

  • De créer des groupes d’abonnés auxquels on peut envoyer, par SMS (et courriels) ;
    • Une vérification d’identité en cours d’appel conférence
    • Un texto régulier (note)
    • Une convocation
    • Un sondage-éclair
  • De webdiffuser le contenu de son écran d’ordinateur à qui que ce soit, tant à l’interne qu’à l’externe de l’organisation ;
  • De créer des messages à l’attention de ses abonnés, et de suivre un fil de discussion comprenant leurs commentaires ;
  • De déposer, sur un babillard virtuel, des documents, des images et des vidéos, disponibles à des groupes d’abonnés ;
  • D’utiliser une messagerie instantanée, incluant la fonction de présence continue ;
  • D’établir, d’enregistrer, de partager et de transcrire une conférence téléphonique ;
  • De créer des messages multimédia (sons et images) et de les transmettre par SMS;

Pour une nouvelle installation :

  1. Téléchargez et installez mybys à l’aide du lien reçu par courriel. Vous pouvez aussi télécharger l’application dans votre accès client au https://www.mybys.com/priv/connexion
  2. Seul le modérateur à l’obligation de télécharger l’application. Les participants n’ont plus à le faire s’ils utilisent le mode simplifié.
  3. Une fois MYBYS installé, cliquez sur l’icône qui est situé dans la barre de tâches, en bas à droite de votre écran. Choisir «Début de session». La première fois, une fenêtre vous demandera d’entrer les informations suivantes :
    1. Votre code de conférence : XXXXXXX (inscrit dans votre courriel de bienvenue)
    2. Votre NIP de modérateur : XXXX (inscrit dans votre courriel de bienvenue)
    3. Votre nom : le nom qui vous identifiera comme modérateur de la présentation.
    4. Votre adresse courriel : adresse courriel
  4. Cliquez sur OK. Votre session est maintenant en cours et les participants peuvent y entrer. Une fenêtre vous indique l’adresse ( www.mybys.com) et le numéro de session que vos participants doivent inscrire.

Lors de la connexion, avant d'entrer les informations du compte, assurez-vous que vos paramètres de connexion sont correctement entrés si cela est nécessaire dans votre environnement :

Figure 1.1 Connexion

Figure 1.2 Option de connexion

Pour une mise-à-jour de l’application :

  1. Faites la mise-à-jour.

    Figure 1.3 Mise-à-jour de mybys

  2. Vérifiez que mybys a bien été mis à jour en sélectionnant « À propos de mybys ». Vous allez donc voir la version que vous détenez.

Une fois l’application mybys installée sur votre ordinateur, un ruban composé de boutons d’actions apparaît en haut de votre écran. Chaque bouton permet d’activer des fonctionnalités spécifiques.

Veuillez noter qu’il vous est possible, en cliquant sur la petite épingle située à la droite du ruban, de minimiser le ruban qui prendra alors la forme d’une simple ligne rouge et qui réapparaîtra lorsque vous placerez votre curseur en haut de l’écran.

Figure 1.4 Ruban interactif de mybys

2. DÉBUT DE SESSION

Figure 2.1 Ruban interactif

L’option « début de session » webdiffuse votre écran afin que vos abonnés et tous vos autres collaborateurs puissent le voir à distance.

Vous pouvez cliquer sur « début de session » spontanément, à tout moment, pour profiter de cette fonctionnalité. Vous pouvez aussi planifier une session qui aura lieu ultérieurement en sélectionnant « planifier une session » sur l’icône située dans votre barre d’outils. Cette option envoi une convocation par courriel à vos participants pour une session ultérieure.

Quand vous cliquez sur le bouton « début de session », une session de webdiffusion commence. Tous les participants ayant votre numéro de session pourront voir instantanément l’écran de votre ordinateur. Le ruban interactif, en haut de votre écran, comportera les fonctionnalités suivantes :

Figure 2.2 Ruban interactif : début de session

Une liste des participants apparaîtra. Chaque participant dispose d’un pointeur coloré et peut pointer des éléments apparaissant à votre écran.

Une fenêtre comprenant les détails de votre session apparaîtra dès le début de la session.

Figure 2.3 Détails de session

S’il y a plus d’un participant, il est possible de les convier à discuter avec vous sur un pont de conférence. Les instructions pour ce faire se trouvent dans la fenêtre « Détails de session ». Il est possible d’inviter vos participants par courriel. Pour ce faire, cochez l’option « Web ». Cliquez ensuite sur « envoyer » et votre courriel sera rédigé pour vous. Il vous faudra seulement entrer les adresses courriel de vos destinataires.

2.1 ANNOTATION

Vous pouvez annoter votre présentation avec quelques outils virtuels.

Figure 2.1.1 Barre interactive : annotation

En cliquant sur « annoter », vous disposerez des outils d’annotation suivants :

  1. Un pointeur coloré de taille supérieure qu’on peut apposer à l’écran d’un clic de souris.
  2. Un stylo
  3. Un tableau de couleurs
  4. Une gomme à effacer

2.2. ENREGISTREMENT

Il vous est possible d’enregistrer la session en cliquant sur « Enregistrement ». Il vous sera demandé si vous voulez enregistrer l’audio également. Lorsque la présentation sera terminée, votre enregistrement sera disponible sur votre accès client dans la section « mes enregistrements ». Prévoyez un délai maximum de 24h avant de pouvoir récupérer votre enregistrement.

2.3 Inscrire les informations du compte

Figure 2.3 Options mybys

2.4 Définir les paramètres de l’application et des sessions

Figure 2.4 Options mybys

Sens initial des sessions

Vous pouvez choisir à l’avance le sens initial de la connexion, selon trois configurations disponibles :

  • Montrer votre écran :
    Configuration par défaut. Le participant se joint et voit votre écran.
  • Voir un écran distant :
    Cette configuration permet de donner le rôle de présentateur à l’arrivée du participant.
  • Voir et contrôler un écran distant :
    Cette configuration permet dès la connexion de voir et de contrôler l’écran du participant.

Note : Si vous choisissez de voir ou contrôler l'écran d'un participant, ce dernier devra accepter avant de se joindre à la session. S'il refuse le transfert, un message apparaitra sur votre écran.

Définir la qualité de l’image

Selon la bande passante disponible, il vous est possible de diminuer la vitesse de transfert.

Facilis a développé une technologie unique de compression d’images permettant d’optimiser la qualité en fonction de la bande passante. Il est possible d’effectuer une présentation ou de se joindre à une session même si vous disposez d’une bande passante à faible débit.

2.5 Choisir les applications à cacher

Par défaut, toutes vos applications ouvertes seront partagées, incluant le contenu entier de votre écran, la barre des tâches et le papier-peint (fond d’écran) Vous pouvez retirer celles que vous ne voulez pas partager.

Figure 2.5 Options mybys

2.6 Définir les paramètres proxy manuellement

Figure 2.6 Options mybys

2.7 Activer les extensions désirées

Figure 2.7 Options mybys

2.8 AUTRES OPTIONS

En cours de session, lorsque vous cliquez sur l’icône de mybys située dans votre barre d’outils, au bas de votre écran, le menu suivant apparaîtra:

Figure 2.8.1 Options mybys

Sélectionnez « présentateur » afin de changer de présentateur lors d’une session (mode régulier seulement).

Les autres actions vous permettent de :

  • Annoter la présentation
  • Mettre la session en pause
  • Verrouiller la session
  • Une gomme à effacer
  • Visualiser un « moniteur en retrait » - un aperçu de votre présentation, tel que diffusée aux participant
  • Lancer une vidéoconférence mode vidéo vous permet de partir la vidéo lors de votre présentation. L’extension n’est pas installée par défaut. Contactez votre administrateur afin de l’activer.
  • Changer vos préférences
    • Choix des applications
    • Qualité
    • Langues
    • Configuration du ruban interactif / choix de boutons d’actions
    • Configuration des paramètres proxy
    • Mots de passe additionnels
    • Activation d’extensions additionnelles
    • Etc.

3. JOINDRE LA SESSION

Figure 3.1 Ruban interactif

Les participants ont deux options pour visionner votre écran :

  1. Page de connexion go.mybys.com, choix
    1. mode simplifié
      1. aucun télechargement
      2. pointeur interactif
    2. mode régulier
      1. plug-in à télécharger
      2. options additionnelles de collaboration : changement de présentateur et contrôle à distance
  2. Via l’application mybys
    1. Bouton d’action « Joindre la session » (pour les participants ayant téléchargé l’application)

3.1 Liste des participants

La liste des participants permet de :

  • Indiquer le statut du Présentateur.
  • Transférer les droits de présentation ou de contrôle. Expulser un participant au besoin.
  • Activer le pointeur des participants.
  • Verrouiller la session.

4. RÉSEAU SOCIAL WOOTLINE

Le réseau social Wootline est une nouvelle fonctionnalité de la version 7.0 de mybys.

Afin d'accéder au réseau social, il suffit de cliquer sur le bouton "Wootline". Le réseau social permet de communiquer avec des groupes d’abonnés (voir section 2.1) en leur envoyant des messages (fil d’actualité), en affichant du contenu sur un babillard virtuel ou en leur faisant parvenir des alertes-SMS.

Figure 4. Réseau social de Wootline

4.1 CRÉATION DE GROUPES D’ABONNÉS

Avant de pouvoir utiliser le réseau Wootline à son plein potentiel, il faut créer vos groupes d’abonnés. Cliquez sur l’onglet « Mes groupes » en dessous de votre profil utilisateur, dans le coin droit de votre fenêtre.

Figure 4.1.1 Page « Mes groupes »

Cliquez sur l’icône « + » pour créer un nouveau groupe. Ensuite, nommez votre groupe et ajoutez une description. Cochez la case « publier le groupe » pour qu’une notification à cet effet apparaisse sur votre fil d’actualité.

Figure 4.1.2 Création de groupes

Pour inviter des collaborateurs dans votre nouveau groupe, il suffit d’inscrire leurs nom, courriel et cellulaire dans les champs prévus à cet effet. Vous pouvez aussi inviter vos contacts déjà existants dans Wootline. Pour ce faire, cliquez sur l’icône du carnet de contacts à côté du « + ». Vous pouvez personnaliser votre message d’invitation. Cliquez sur « envoyer » pour envoyer votre invitation. Et voilà ! Vous avez créé un nouveau groupe !

Vos collaborateurs recevront une invitation à s’abonner – par courriel et/ou SMS, pour chaque groupe dans lesquels vous les aurez inscrits. Ils deviendront ensuite des abonnés et seront dans votre carnet de contacts.

Figure 4.1.3 Création de groupes : étape 2

4.2 CRÉATION D’UN MESSAGE / FIL D’ACTUALITÉ

Afin de créer un message, il vous suffit de cliquer sur « nouveau message » en haut de votre page.

La création de message se fait en quatre étapes.

Première étape : Donnez un titre à votre message et rédigez le contenu. Cliquez sur « suivant ».

Figure 4.2.1 Création d’un message : étape 1

Deuxième étape : Sélectionnez les documents à inclure dans votre message. Vous pouvez choisir des images, des vidéos et des documents Word, PDF et Excel. La grosseur limite est de 1,80Go par fichier. Cliquez sur « suivant ».

Figure 4.2.2 Création d’un message : étape 2

Troisième étape : Choisissez les groupes qui auront accès à ce message. Cliquez sur « suivant ».

Figure 4.2.3 Création d’un message : étape 3

Quatrième étape : Choisissez les groupes qui pourront commenter votre publication. Cochez « permettre les commentaires » pour les rendre accessibles à tout le groupe. Cochez « commentaires privés » pour que seul le leader puisse en prendre connaissance.

Choisissez ensuite si vous voulez recevoir des notifications, par courriel ou téléphone, pour chaque commentaire. Enfin, cliquez sur « publier ».

Figure 4.2.4 Création d’un message : étape 4

Le fil d'actualité permet de voir les publications des abonnés de chaque groupe. Vous pouvez commenter ces publications. L’icône « groupe(s) » identifie les groupes destinataires de chaque message.

Figure 4.2.5 Fil d’actualité

4.3 BABILLARD

Vous pouvez afficher sur votre babillard des documents, des images et des vidéos, à l’attention d’un groupe ou plus.

Figure 4.3.1 Votre babillard

*Attention : les documents PDF, les images et vidéos peuvent être visualisés ET téléchargés. Les documents Word peuvent être téléchargés seulement.

Vous pouvez vous-mêmes accepter de vous abonner à un groupe. Vous aurez alors accès au fil d’actualité et au babillard du leader de ce groupe. Pour consulter la liste de vos abonnements, cliquez sur « Mes abonnements » en dessous de votre profil utilisateur, dans le coin droit de votre fenêtre.

Figure 4.3.2 Mes abonnements

Vous avez accès à tous les groupes dont vous êtes abonnés. En cliquant sur un des groupes, vous pouvez consulter les messages échangés dans ce groupe ainsi que le babillard du groupe, où sont déposés tous les documents visibles par les membres du groupe.

Figure 4.3.3 Abonnement à un groupe

Afin de consulter le babillard d’un leader, il suffit de cliquer sur son nom dans votre fil d’actualité.

Figure 4.3.4 Accès au babillard d’un leader

Figure 4.3.5 Babillard d’un leader

4.4 CRÉATION D’ALERTES-SMS

Les alertes sont des messages transmis par SMS ou par courriel, habituellement urgents prioritaires. Les alertes existent pour rejoindre vos abonnés rapidement, ainsi que tout autre collaborateur non abonné.

Vous devez choisir en premier lieu le type d’alerte à envoyer.

Figure 4.4.1 Création d’alertes : étape 1

Note

Une note est un message unidirectionnel destiné à un groupe d’abonnés et/ou autres destinataires. Par ex : « Je confirme que le lancement de notre nouveau service aura lieu lundi prochain à 18 :30. » Les destinataires devront accuser réception du message en inscrivant un code aléatoire généré pour chacun d’entre eux.

Rédigez votre note et cliquez sur « suivant ».

Figure 4.4.2 Création d’une note : étape 1

Ensuite, choisissez les destinataires de la note parmi vos groupes d’abonnés en consultant votre carnet d’adresse. Pour inclure des destinataires non abonnés, il suffit de cliquer « + » et d’insérer leurs informations aux endroits requis. Cliquez ensuite sur « suivant ».

Figure 4.4.3 Création d’une note : étape 2

Puis, choisissez le mode de transmission de la note - SMS, courriel ou les deux. Cliquez sur « suivant ».

Figure 4.4.4 Création d’une note : étape 3

Un aperçu de la note sera généré avant l’envoi. Vous pourrez modifier votre message, si nécessaire. Puis, cliquez « envoyer ».

Figure 4.4.5 Création d’une note : étape 4

Convocation

Une convocation est une invitation à effectuer un choix parmi quelques dates et d’heures, en vue d’un évènement à venir. Par ex : « Rencontre urgente aujourd’hui ». Il est possible d’envoyer la convocation par SMS, par courriel, ou par les deux.

Rédigez d’abord la convocation et choisissez les dates auxquelles vous voulez convoquer vos collaborateurs..

Figure 4.4.6 Création d’une convocation : étape 1

Ensuite, choisissez les destinataires de la convocation parmi vos groupes d’abonnés en consultant votre carnet d’adresse. Pour inclure des destinataires non abonnés, il suffit de cliquer « + » et d’insérer leurs informations aux endroits requis. Cliquez ensuite sur « suivant ».

Figure 4.4.7 Création d’une convocation : étape 2

Puis, choisissez le mode de transmission de la convocation - SMS, courriel ou les deux. Cliquez sur « suivant ».

Figure 4.4.8 Création d’une convocation : étape 3

Un aperçu de la convocation sera généré avant l’envoi. Vous pourrez modifier votre message, si nécessaire. Puis, cliquez « envoyer ».

Figure 4.4.9 Création d’une convocation : étape 4

Sondage

Un sondage est composé d’une question suivie d’un maximum de trois choix de réponse. Par ex : « Veuillez choisir la couleur que vous préférez pour notre logo. » Il est possible d’envoyer le sondage par SMS, par courriel, ou par les deux.

Rédigez d’abord la question du sondage, ainsi qu’un minimum de deux choix de réponses.

Figure 4.4.10 Création d’un sondage : étape 1

Ensuite, choisissez les destinataires du sondage parmi vos groupes d’abonnés en consultant votre carnet d’adresse. Pour inclure des destinataires non abonnés, il suffit de cliquer « + » et d’insérer leurs informations aux endroits requis. Cliquez ensuite sur « suivant ».

Figure 4.4.11 Création d’un sondage : étape 2

Puis, choisissez le mode de transmission du sondage - SMS, courriel ou les deux. Cliquez sur « suivant ».

Figure 4.4.12 Création d’un sondage : étape 3

Un aperçu du sondage sera généré avant l’envoi. Vous pourrez modifier le sondage, si nécessaire. Puis, cliquez « envoyer ».

4.4.13 Création d’un sondage : étape 4

Vérification d’identité

Une vérification d’identité permet de confirmer si les participants à une conférence téléphonique sont ceux qu’ils prétendent être. Elle ne peut être effectuée que par SMS.

Sélectionnez d’abord la vérification d’identité parmi les alertes-SMS.

Figure 4.4.14 Vérification d’identité : étape 1

Ensuite, choisissez les destinataires de la vérification d’identité parmi vos groupes d’abonnés en consultant votre carnet d’adresse. Pour inclure des destinataires non abonnés, il suffit de cliquer « + » et d’insérer leurs informations aux endroits requis. Cliquez ensuite sur « suivant ».

Figure 4.4.15 Vérification d’identité : étape 2

Vous n’avez pas à choisir de mode de transmission de la vérification d’identité. Elle sera envoyée par SMS. Puis, cliquez sur « suivant »

Figure 4.4.16 Vérification d’identité : étape 3

Un aperçu de votre vérification d’identité sera généré avant l’envoi. Vous pourrez modifier le sondage, si nécessaire. Puis, cliquez sur « envoyer ».

Figure 4.4.17 Vérification d’identité : étape 2

4.5 TRANSCRIPTION

La transcription est une nouvelle fonctionnalité de la version 7.0 de mybys.

La transcription audio vous permettra de téléverser des fichiers mp3 sur le réseau et, à l’aide de mots clefs, de détecter, à l’intérieur de ceux-ci, des segments pour les réécouter.

Téléversez d’abord un fichier sur le réseau Wootline en cliquant sur « chercher un fichier ». Ensuite, sélectionnez votre fichier et inscrivez-le(s) mot(s) à rechercher. Puis, cliquez sur « suivant ».

*Attention : ici, le téléchargement prend environ 20 secondes.

Figure 4.5.1 Transcription audio : étape 1

Il est possible d’ajuster l’intervalle de confiance sous « taux d’adéquation minimum ». Habituellement, nous fixons un intervalle de 80%.

Vous pouvez maintenant consulter tous les extraits contenant le(s) mot(s) clef(s) choisis. Il est possible aussi de les télécharger en fichier mp3 en cliquant sur la flèche pointant vers le bas à droite de la barre de son.

Figure 4.5.2 Transcription audio : étape 2

5. MESSAGERIE INSTANTANEE

Figure 5.1 Ruban interactif

Vous avez accès à une messagerie instantanée en cliquant sur le bouton « chat ». Le chat est une nouvelle fonctionnalité de la version 7.0 de mybys.

Figure 5.2 Chat

Les « canaux publics » peuvent être consultés par tous les collaborateurs de la même organisation. Cliquez « + » pour en ajouter un.

Figure 5.3 Création d’un canal public

Les « canaux privés » ne peuvent être consultées que par les collaborateurs invités à la conversation. Cliquez « + » pour en créer un.

Figure 5.4 Création d’un canal privé : Étape 1

Par la suite, afin d’inviter vos collaborateurs, cliquez sur « gérer les membres ».

Figure 5.5 Création d’un canal privé : Étape 2

Ensuite, cliquez « ajouter des nouveaux membres ».

Figure 5.6 Création d’un canal privé : Étape 3

Puis, parmis les collaborateurs de votre organisation, sélectionnez ceux que vous voulez ajouter dans votre nouveau groupe.

Figure 5.7 Création d’un canal privé : Étape 4

Les « messages personnels » constituent des conversations entre vous et un autre collaborateur. Afin de créer un message personnel, cliquez « + » et sélectionnez le collaborateur avec qui vous voulez entrer en contact.

Figure 5.8 Création d’un message personnel

Afin de changer vos paramètres et modifier votre profil, vous devez cliquer sur votre profil (bande orange). Il sera aussi possible de changer votre statut - en ligne disponible, occupé ou hors ligne.

Figure 5.9 Paramètres du compte

Figure 5.10 Options du chat

  • Vous pouvez marquer un message ou un commentaire en cliquant sur l'icône drapeau à côté de l'horodatage. Marquer un message est un bon moyen d'assurer le suivi. Marquer un message est personnel et ne peut être vu par les autres utilisateurs.
  • Tous les membres d’un canal peuvent épingler les messages qu'ils jugent importants ou utiles. Les messages épinglés sont visibles de tous les membres du canal.
  • Si vous souhaitez rechercher une partie de phrase (ex. vous tapez « rea » pour rechercher « reach » ou « reaction »), ajouter une étoile (*) à votre terme de recherche.
  • Les recherches de deux lettres et les mots communs comme « ceci », « un » et « est » n'apparaissent pas dans les résultats de recherche à cause du trop grand nombre de résultats renvoyés.
  • Tous les membres d’un canal peuvent épingler les messages qu'ils jugent importants ou utiles.
  • Les messages épinglés sont visibles de tous les membres du canal. Pour épingler un message : Allez dans le message que vous souhaitez épingler et cliquez sur [...] > "Épingler au canal".

6. VIDÉOCONFÉRENCE

Le module vidéo est présenté en mode plein écran et peut être activé par la voix du modérateur. Ce module est compatible avec différents formats de mode vidéo tels que :

  • H.323.
  • SIP
  • Cisco Jabber
  • Microsoft Lync
  • Skype for business

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405 avenue Ogilvy, bureau 101

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