Mybys est un service qui vous permet de collaborer spontanément, à distance, avec tous vos collaborateurs, que ceux-ci travaillent au sein de la même organisation que vous ou non.
EN BREF
La nouvelle version de mybys est une application logicielle dont le cœur est un Réseau Social d’Entreprise (RSE) aux fonctionnalités inédites qui agit comme une passerelle de collaboration, intra et inter-organisationnelle.
Mybys permet, d’un seul clic :
Lors de la connexion, avant d'entrer les informations du compte, assurez-vous que vos paramètres de connexion sont correctement entrés si cela est nécessaire dans votre environnement :
Une fois l’application mybys installée sur votre ordinateur, un ruban composé de boutons d’actions apparaît en haut de votre écran. Chaque bouton permet d’activer des fonctionnalités spécifiques.
Veuillez noter qu’il vous est possible, en cliquant sur la petite épingle située à la droite du ruban, de minimiser le ruban qui prendra alors la forme d’une simple ligne rouge et qui réapparaîtra lorsque vous placerez votre curseur en haut de l’écran.
L’option « début de session » webdiffuse votre écran afin que vos abonnés et tous vos autres collaborateurs puissent le voir à distance.
Vous pouvez cliquer sur « début de session » spontanément, à tout moment, pour profiter de cette fonctionnalité. Vous pouvez aussi planifier une session qui aura lieu ultérieurement en sélectionnant « planifier une session » sur l’icône située dans votre barre d’outils. Cette option envoi une convocation par courriel à vos participants pour une session ultérieure.
Quand vous cliquez sur le bouton « début de session », une session de webdiffusion commence. Tous les participants ayant votre numéro de session pourront voir instantanément l’écran de votre ordinateur. Le ruban interactif, en haut de votre écran, comportera les fonctionnalités suivantes :
Une liste des participants apparaîtra. Chaque participant dispose d’un pointeur coloré et peut pointer des éléments apparaissant à votre écran.
Une fenêtre comprenant les détails de votre session apparaîtra dès le début de la session.
S’il y a plus d’un participant, il est possible de les convier à discuter avec vous sur un pont de conférence. Les instructions pour ce faire se trouvent dans la fenêtre « Détails de session ». Il est possible d’inviter vos participants par courriel. Pour ce faire, cochez l’option « Web ». Cliquez ensuite sur « envoyer » et votre courriel sera rédigé pour vous. Il vous faudra seulement entrer les adresses courriel de vos destinataires.
Vous pouvez annoter votre présentation avec quelques outils virtuels.
En cliquant sur « annoter », vous disposerez des outils d’annotation suivants :
Il vous est possible d’enregistrer la session en cliquant sur « Enregistrement ». Il vous sera demandé si vous voulez enregistrer l’audio également. Lorsque la présentation sera terminée, votre enregistrement sera disponible sur votre accès client dans la section « mes enregistrements ». Prévoyez un délai maximum de 24h avant de pouvoir récupérer votre enregistrement.
Vous pouvez choisir à l’avance le sens initial de la connexion, selon trois configurations disponibles :
Note : Si vous choisissez de voir ou contrôler l'écran d'un participant, ce dernier devra accepter avant de se joindre à la session. S'il refuse le transfert, un message apparaitra sur votre écran.
Selon la bande passante disponible, il vous est possible de diminuer la vitesse de transfert.
Facilis a développé une technologie unique de compression d’images permettant d’optimiser la qualité en fonction de la bande passante. Il est possible d’effectuer une présentation ou de se joindre à une session même si vous disposez d’une bande passante à faible débit.
Par défaut, toutes vos applications ouvertes seront partagées, incluant le contenu entier de votre écran, la barre des tâches et le papier-peint (fond d’écran) Vous pouvez retirer celles que vous ne voulez pas partager.
En cours de session, lorsque vous cliquez sur l’icône de mybys située dans votre barre d’outils, au bas de votre écran, le menu suivant apparaîtra:
Sélectionnez « présentateur » afin de changer de présentateur lors d’une session (mode régulier seulement).
Les autres actions vous permettent de :
Les participants ont deux options pour visionner votre écran :
La liste des participants permet de :
Indiquer le statut du
Présentateur.
Transférer les
droits de présentation ou de
contrôle. Expulser un
participant au besoin.
Activer le pointeur des
participants.
Verrouiller la session.
Le réseau social Wootline est une nouvelle fonctionnalité de la version 7.0 de mybys.
Afin d'accéder au réseau social, il suffit de cliquer sur le bouton "Wootline". Le réseau social permet de communiquer avec des groupes d’abonnés (voir section 2.1) en leur envoyant des messages (fil d’actualité), en affichant du contenu sur un babillard virtuel ou en leur faisant parvenir des alertes-SMS.
Avant de pouvoir utiliser le réseau Wootline à son plein potentiel, il faut créer vos groupes d’abonnés. Cliquez sur l’onglet « Mes groupes » en dessous de votre profil utilisateur, dans le coin droit de votre fenêtre.
Cliquez sur l’icône « + » pour créer un nouveau groupe. Ensuite, nommez votre groupe et ajoutez une description. Cochez la case « publier le groupe » pour qu’une notification à cet effet apparaisse sur votre fil d’actualité.
Pour inviter des collaborateurs dans votre nouveau groupe, il suffit d’inscrire leurs nom, courriel et cellulaire dans les champs prévus à cet effet. Vous pouvez aussi inviter vos contacts déjà existants dans Wootline. Pour ce faire, cliquez sur l’icône du carnet de contacts à côté du « + ». Vous pouvez personnaliser votre message d’invitation. Cliquez sur « envoyer » pour envoyer votre invitation. Et voilà ! Vous avez créé un nouveau groupe !
Vos collaborateurs recevront une invitation à s’abonner – par courriel et/ou SMS, pour chaque groupe dans lesquels vous les aurez inscrits. Ils deviendront ensuite des abonnés et seront dans votre carnet de contacts.
Afin de créer un message, il vous suffit de cliquer sur « nouveau message » en haut de votre page.
La création de message se fait en quatre étapes.
Première étape : Donnez un titre à votre message et rédigez le contenu. Cliquez sur « suivant ».
Deuxième étape : Sélectionnez les documents à inclure dans votre message. Vous pouvez choisir des images, des vidéos et des documents Word, PDF et Excel. La grosseur limite est de 1,80Go par fichier. Cliquez sur « suivant ».
Troisième étape : Choisissez les groupes qui auront accès à ce message. Cliquez sur « suivant ».
Quatrième étape : Choisissez les groupes qui pourront commenter votre publication. Cochez « permettre les commentaires » pour les rendre accessibles à tout le groupe. Cochez « commentaires privés » pour que seul le leader puisse en prendre connaissance.
Choisissez ensuite si vous voulez recevoir des notifications, par courriel ou téléphone, pour chaque commentaire. Enfin, cliquez sur « publier ».
Le fil d'actualité permet de voir les publications des abonnés de chaque groupe. Vous pouvez commenter ces publications. L’icône « groupe(s) » identifie les groupes destinataires de chaque message.
Vous pouvez afficher sur votre babillard des documents, des images et des vidéos, à l’attention d’un groupe ou plus.
*Attention : les documents PDF, les images et vidéos peuvent être visualisés ET téléchargés. Les documents Word peuvent être téléchargés seulement.
Vous pouvez vous-mêmes accepter de vous abonner à un groupe. Vous aurez alors accès au fil d’actualité et au babillard du leader de ce groupe. Pour consulter la liste de vos abonnements, cliquez sur « Mes abonnements » en dessous de votre profil utilisateur, dans le coin droit de votre fenêtre.
Vous avez accès à tous les groupes dont vous êtes abonnés. En cliquant sur un des groupes, vous pouvez consulter les messages échangés dans ce groupe ainsi que le babillard du groupe, où sont déposés tous les documents visibles par les membres du groupe.
Afin de consulter le babillard d’un leader, il suffit de cliquer sur son nom dans votre fil d’actualité.
Les alertes sont des messages transmis par SMS ou par courriel, habituellement urgents prioritaires. Les alertes existent pour rejoindre vos abonnés rapidement, ainsi que tout autre collaborateur non abonné.
Vous devez choisir en premier lieu le type d’alerte à envoyer.
Une note est un message unidirectionnel destiné à un groupe d’abonnés et/ou autres destinataires. Par ex : « Je confirme que le lancement de notre nouveau service aura lieu lundi prochain à 18 :30. » Les destinataires devront accuser réception du message en inscrivant un code aléatoire généré pour chacun d’entre eux.
Rédigez votre note et cliquez sur « suivant ».
Ensuite, choisissez les destinataires de la note parmi vos groupes d’abonnés en consultant votre carnet d’adresse. Pour inclure des destinataires non abonnés, il suffit de cliquer « + » et d’insérer leurs informations aux endroits requis. Cliquez ensuite sur « suivant ».
Puis, choisissez le mode de transmission de la note - SMS, courriel ou les deux. Cliquez sur « suivant ».
Un aperçu de la note sera généré avant l’envoi. Vous pourrez modifier votre message, si nécessaire. Puis, cliquez « envoyer ».
Une convocation est une invitation à effectuer un choix parmi quelques dates et d’heures, en vue d’un évènement à venir. Par ex : « Rencontre urgente aujourd’hui ». Il est possible d’envoyer la convocation par SMS, par courriel, ou par les deux.
Rédigez d’abord la convocation et choisissez les dates auxquelles vous voulez convoquer vos collaborateurs..
Ensuite, choisissez les destinataires de la convocation parmi vos groupes d’abonnés en consultant votre carnet d’adresse. Pour inclure des destinataires non abonnés, il suffit de cliquer « + » et d’insérer leurs informations aux endroits requis. Cliquez ensuite sur « suivant ».
Puis, choisissez le mode de transmission de la convocation - SMS, courriel ou les deux. Cliquez sur « suivant ».
Un aperçu de la convocation sera généré avant l’envoi. Vous pourrez modifier votre message, si nécessaire. Puis, cliquez « envoyer ».
Un sondage est composé d’une question suivie d’un maximum de trois choix de réponse. Par ex : « Veuillez choisir la couleur que vous préférez pour notre logo. » Il est possible d’envoyer le sondage par SMS, par courriel, ou par les deux.
Rédigez d’abord la question du sondage, ainsi qu’un minimum de deux choix de réponses.
Ensuite, choisissez les destinataires du sondage parmi vos groupes d’abonnés en consultant votre carnet d’adresse. Pour inclure des destinataires non abonnés, il suffit de cliquer « + » et d’insérer leurs informations aux endroits requis. Cliquez ensuite sur « suivant ».
Puis, choisissez le mode de transmission du sondage - SMS, courriel ou les deux. Cliquez sur « suivant ».
Un aperçu du sondage sera généré avant l’envoi. Vous pourrez modifier le sondage, si nécessaire. Puis, cliquez « envoyer ».
Une vérification d’identité permet de confirmer si les participants à une conférence téléphonique sont ceux qu’ils prétendent être. Elle ne peut être effectuée que par SMS.
Sélectionnez d’abord la vérification d’identité parmi les alertes-SMS.
Ensuite, choisissez les destinataires de la vérification d’identité parmi vos groupes d’abonnés en consultant votre carnet d’adresse. Pour inclure des destinataires non abonnés, il suffit de cliquer « + » et d’insérer leurs informations aux endroits requis. Cliquez ensuite sur « suivant ».
Vous n’avez pas à choisir de mode de transmission de la vérification d’identité. Elle sera envoyée par SMS. Puis, cliquez sur « suivant »
Un aperçu de votre vérification d’identité sera généré avant l’envoi. Vous pourrez modifier le sondage, si nécessaire. Puis, cliquez sur « envoyer ».
La transcription est une nouvelle fonctionnalité de la version 7.0 de mybys.
La transcription audio vous permettra de téléverser des fichiers mp3 sur le réseau et, à l’aide de mots clefs, de détecter, à l’intérieur de ceux-ci, des segments pour les réécouter.
Téléversez d’abord un fichier sur le réseau Wootline en cliquant sur « chercher un fichier ». Ensuite, sélectionnez votre fichier et inscrivez-le(s) mot(s) à rechercher. Puis, cliquez sur « suivant ».
*Attention : ici, le téléchargement prend environ 20 secondes.
Il est possible d’ajuster l’intervalle de confiance sous « taux d’adéquation minimum ». Habituellement, nous fixons un intervalle de 80%.
Vous pouvez maintenant consulter tous les extraits contenant le(s) mot(s) clef(s) choisis. Il est possible aussi de les télécharger en fichier mp3 en cliquant sur la flèche pointant vers le bas à droite de la barre de son.
Vous avez accès à une messagerie instantanée en cliquant sur le bouton « chat ». Le chat est une nouvelle fonctionnalité de la version 7.0 de mybys.
Les « canaux publics » peuvent être consultés par tous les collaborateurs de la même organisation. Cliquez « + » pour en ajouter un.
Les « canaux privés » ne peuvent être consultées que par les collaborateurs invités à la conversation. Cliquez « + » pour en créer un.
Par la suite, afin d’inviter vos collaborateurs, cliquez sur « gérer les membres ».
Ensuite, cliquez « ajouter des nouveaux membres ».
Puis, parmis les collaborateurs de votre organisation, sélectionnez ceux que vous voulez ajouter dans votre nouveau groupe.
Les « messages personnels » constituent des conversations entre vous et un autre collaborateur. Afin de créer un message personnel, cliquez « + » et sélectionnez le collaborateur avec qui vous voulez entrer en contact.
Afin de changer vos paramètres et modifier votre profil, vous devez cliquer sur votre profil (bande orange). Il sera aussi possible de changer votre statut - en ligne disponible, occupé ou hors ligne.
Le module vidéo est présenté en mode plein écran et peut être activé par la voix du modérateur. Ce module est compatible avec différents formats de mode vidéo tels que :
Mybys
Conçu par Facilis Inc.
405 avenue Ogilvy, bureau 101
Tél 1.866.928.1757
